Le C2P1 - Le Règlement Intérieur
REGLEMENT INTERIEUR
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CERCLE CARTESIEN DES ETUDIANTS EN PREMIERE ANNEE DES ETUDES DE SANTE - C2P1
Article 1 : Missions
A- Missions de fonctionnement
1- Missions à la charge du Président
- Représenter l’association dans tous les actes de la vie civile, auprès des autorités facultaires et des médias ;
- Convoquer et présider les Assemblées Générales (AG), les Conseils d’Administration (CA) et les réunions du Bureau (RDB) ;
- Garantir la poursuite des buts de l’association (avec le CA) ;
- Assurer la coordination entre les différentes missions de l’association ;
- Gérer le milieu associatif sur les sites des Saints-Pères et de l’Observatoire : respect des valeurs associatives ; faire le lien avec les autres associations d’étudiants de la Faculté telles que l’AMPC, le CEOP V, le CEPPV, l’APS, le MIBDE et l’AESFB, ainsi qu'avec les associations nationales ; participer à la signature de conventions/accord de domiciliation ; création de nouvelles branches/missions au niveau des actions ou services qui pourraient intéresser chaque étudiant, actions communes avec les associations citées précédemment ;
- Faire connaître l’association et ses missions (distribution de plaquettes, affichage, tractage…) et être l’interlocuteur privilégié de tous les étudiants et de l’administration de l’UFR ;
- Gérer la représentation étudiante, en partenariat avec le VP Général ;
- Rédiger les communiqués de presse, en partenariat avec le VP Communication.
2- Missions à la charge du Vice-Président Général
- Assister le Président dans ses différentes missions ;
- Gérer les relations avec le « Tutorat Santé Ile-de-France (IDF) » en partenariat avec le VP Pédagogie ;
- Gérer la représentation étudiante, en partenariat avec le Président ;
- Gérer la mise en place et la maintenance du « Jeu C2P1 », en partenariat avec tous les interlocuteurs nécessaires.
3- Missions à la charge du Secrétaire Général
- Représenter administrativement l’association notamment à la Préfecture de Police de Paris, l’administration de l’UFR et de l’Université et la compagnie d’assurance ;
- Etre garant de la conformité des actions de l’association avec ses Statuts et son Règlement Intérieur, et de l’indépendance du C2P1 vis-à-vis de toute préoccupation politique, partisane, religieuse ou syndicale ;
- Se charger de la correspondance et des archives en rédigeant les procès-verbaux des délibérations des RDB, des CA et des AG, tenir le Registre Spécial ;
- Négocier les termes de la Convention de Locaux signée annuellement avec l’UFR et l’Université et la faire respecter ; entretenir les locaux prêtés par la Faculté et les aménager ;
- Lister l’ensemble des biens du C2P1 et agir pour qu’ils ne soient pas dégradés ;
- Gérer la Mailing List de l’association ;
- Etre le lien entre le conseil d’administration et les adhérents, par différents moyens comme la parution d’articles dans le « P1 déchaîné » ;
- En partenariat avec le Président, aider aux bonnes relations avec les milieux associatifs des Saints-Pères et de l’Observatoire, et aider aux relations avec les étudiants en PAES de Corte ;
- Gérer les adhésions, la création et l’archivage des listes de membres de l’association, en partenariat avec le VP Communication.
4- Missions à la charge du Trésorier
- Représenter financièrement l’association en effectuant les paiements et en percevant les recettes ;
- Gérer le patrimoine du C2P1 et assurer sa bonne santé financière ;
- Tenir une comptabilité régulière des opérations dans le livre de comptes contenant les justificatifs de toutes les transactions et les présenter à toutes les autorités compétentes ;
- Rédiger les bilans financiers de projets notamment lorsqu’ils comprennent une demande de financement à la Faculté et au FSDIE ;
- Mener une politique de partenariat efficace en entretenant ceux existants et en en recherchant de nouveaux, qu’ils soient sur la session annuelle ou sur un seul événement (notamment Soirées, Guides, Tutorat…). Nécessité d’en conserver la liste complète accompagnée des prestations, obligations et contacts (contrats si possible), en partenariat avec le Vice-Président en charge de la Vie Etudiante;
- Veiller, lors des inscriptions à l’association ou au stage de pré-rentrée, lors de la vente des annales et des places pour les « Soirées P1 » ou pour les voyages, ou lors de la vente de tout autre service aux adhérents, à ce que les transactions financières se fassent dans les règles.
B- Missions de Services à l’Etudiant
1- Missions à la charge du Vice-Président chargé des outils informatiques et de la communication visuelle (ou VP Communication)
- Informer les membres de l’association de toutes les décisions et événements, par tous les moyens de communication disponibles, collectifs par affichage et prise de parole en amphithéâtre, et ce sur tous les sites de l’association, ou individuels par courrier, e-mail, texto ;
- Emettre une plaquette de présentation de l’association et de ses missions, distribuée à tous les étudiants en PAES, en début d’année universitaire ;
- Publier un journal mensuel, « Le P1 Déchaîné », et s’assurer de la bonne distribution de ses 2500 exemplaires ;
- Publier, en partenariat avec le VP Pédagogie et les associations de filière respectives, les « Guides du futur étudiant » en Médecine, Pharmacie, Odontologie et Sage-Femme ;
- Publier, en partenariat avec le VP Pédagogie, un « Guide de l’étudiant en PAES à Paris Descartes » présentant notamment la vie étudiante à l’UFR, les études médicales, pharmaceutiques, odontologiques et de sage-femmes, les possibilités de réorientation, la représentation étudiante, etc. distribué gratuitement dans le Welcome Pack offert à chaque nouvelle inscription.
- S’assurer du maintien à jour du site Internet de l’association (http://www.c2p1.fr) et des sujets rattachés aux PAES sur le site Internet de l’AMPc (http://www.ampcfusion.com)
- Administrer et modérer les forums du C2P1 (http://www.c2p1.fr);
- Gérer l’adresse e-mail officielle de l’association (contact@c2p1.fr) et celle rattachée aux problèmes informatiques (adminweb@c2p1.fr);
- Effectuer tous les visuels de l'association (tracts, affiches, places de soirée, logo, trombinoscope).
2- Missions à la charge du Vice-président chargé de la pédagogie (ou VP Pédagogie)
- Participer à la réorientation des étudiants en PAES reçus-collés au Concours ;
- Publier, en partenariat avec le VP Communication, un « Guide de l’étudiant en PAES à Paris Descartes » présentant notamment la vie étudiante à l’UFR, les études médicales, pharmaceutiques, odontologiques et de sage-femmes, les possibilités de réorientation, la représentation étudiante, etc. distribué gratuitement dans le Welcome Pack offert à chaque nouvelle inscription.
- Organiser une véritable orientation des lycéens vers les études de santé (facultés, parcours, débouchés professionnels) sur l’Ile-de-France, notamment par des actions de sensibilisation dans les lycées, la présence sur les salons étudiants communément avec le « Tutorat Santé IDF », et la rédaction et la distribution d’un « Guide du Futur étudiant en PAES » ;
- Publier, en partenariat avec le VP Communication et les associations de filière respectives, les « Guides du futur étudiant » en Médecine, Pharmacie, Odontologie et Sage-Femme.
- Emettre les Annales de la PAES, et gérer leur distribution en association avec le Trésorier;
- Permettre des réductions conséquentes sur des livres concernant la PAES en organisant des « bourses aux livres » au début de chaque semestre;
- Gérer les relations avec le « Tutorat Santé Ile-de-France (IDF) » et participer à son développement, en partenariat avec le VP Général. Une attention toute particulière sera apportée à la recherche de financements pour la structure, en partenariat avec le VP en charge de la Vie Etudiante.
3- Missions à la charge des Vice-Présidents chargés du Tutorat (ou VP Tutorat)
- Organiser une mise à niveau avant la rentrée (ou « Stage de Pré-rentrée »), à destination des étudiants nouvellement inscrits, dans une optique de pédagogie, en dispensant des cours sur les premiers chapitres de chaque UE du premier semestre;
- Organiser le « Tutorat C2P1 », qui est une mission gratuite du C2P1. Son objectif est d’accompagner les étudiants en PAES, en organisant des concours blancs, ouverts aux PAES qui se sont inscrits au Tutorat auprès du C2P1. Le Tutorat est mené par un ou deux coordinateurs ou VP Tutorat, des responsables matières (RM) et des tuteurs, les tuteurs participant à l'organisation pratique, en rédigeant les sujets, en surveillant les sessions, etc. Les responsables matières, désignés par le CA du C2P1 sur proposition du ou des VP Tutorat, sont membres actifs du C2P1 durant le semestre où leur matière est au programme, et peuvent le rester sur simple demande le semestre suivant (s’il existe).
- Mettre en place un système de Parrainage entre des PCEM 2 / PCEO 2 / PCEP 2 / ESF 1 volontaires et les étudiants en PAES ;
- Organiser un soutien pédagogique personnalisé par la création de groupes de sous-colles ;
- Gérer le site www.c2p1.fr, avec l'aide du Vice-président Communication, pour tout ce qui concerne les concours blancs (planning des épreuves, mise en ligne des sujets, des classements pour les épreuves QCM, etc.) ;
- La publication d'ouvrage à partir des exercices rédigés dans le cadre de la préparation des concours blancs pourra se faire sous l'égide de « C2P1 Editions ».
4- Missions à la charge du Vice-Président chargé de l’événementiel (ou VP Evénementiel)
- Organiser des « Soirées P1 » (au moins 2 par an, en post-concours), avec un prix adhérent, en boîte de nuit ou équivalent ou au sein même de locaux prêtés par l’UFR;
- Organiser un voyage au ski en inter-semestre ;
- Organiser un voyage « à la plage » entre la fin de la deuxième session d’épreuves et les résultats ;
- Aider à l’organisation des élections de « Miss et Mister Fusion » (qui peuvent se faire pendant les soirées post-concours).
5- Missions à la charge du Vice-Président chargé de la Vie Etudiante (ou VP Vie Etudiante)
- Mener une politique de partenariat efficace en entretenant ceux existants et en en recherchant de nouveaux, qu’ils soient sur la session annuelle ou sur un seul événement (notamment Soirées, Guides, Tutorat…). Nécessité d’en conserver la liste complète accompagnée des prestations, obligations et contacts (contrats si possible), en partenariat avec le Trésorier ;
- Aider au développement du « Tutorat Santé Ile de France » en recherchant des financements pour la structure, en partenariat avec le VP Pédagogie ;
- Editer une ligne de vêtements et de « goodies » C2P1, pour chaque occasion qui le nécessitera, en partenariat avec les VP concernés ;
- Préparer des « welcome packs » pour :
o Les nouvelles inscriptions à l’association. Ce dernier pourra contenir divers éléments et « goodies », comme un T-Shirt, un stylo, un porte-clé, des préservatifs, un « Guide de l’étudiant en PAES à Paris Descartes », ou tout autre objet jugé intéressant
o Les inscrits au séjour « Ski C2P1 »
o Les inscrits au séjour « Plage C2P1 »
Il veillera à la bonne distribution des ces « welcome packs » ;
- Organiser des « Pots C2P1 » et d’autres animations (tombola) au sein des locaux de l’UFR, notamment pendant les journées de pré-rentrée, de concours et de concours blancs ;
- Organiser, pendant les « vacances » des PAES, des animations ou des sorties à destination des adhérents (Parc Astérix, paintball, patinoire, etc.).
6- Missions collectives
- Information aux étudiants ;
- Gestion des espaces d’affichage sur le site des Saints-Pères ;
- Aide personnalisée et soutien moral à tout étudiant en difficulté scolaire, financière ou personnelle;
- Information aux adhérents, en fin de session annuelle, sur les différentes missions de l’association afin de les faire connaître et recruter des futurs PCEM 2 / PCEO 2 / PCEP 2 / ESF 1 voulant participer au C2P1.
C- Missions de représentation et de défense des Etudiants
- Soutenir des listes « indépendantes » (c’est-à-dire dénuées d’arrière-pensées politiques, partisanes, religieuses, syndicales ou communautaires, ayant comme seul objectif la défense des étudiants) au Conseil d’UFR, aux Conseils Centraux de l’Université et au CROUS, en collaboration avec l’AMPC, le CEOPV, le CEPPV, l’AESFF, l’AESFB et l’APS, le MIBDE…
- Elaborer une politique pédagogique claire pour la PAES et la défendre, aussi bien au niveau loco-régional (avec les élus) qu’au niveau national ;
- Participer à la défense des étudiants et de leurs conditions de formation et d'étude;
- Aider personnellement tout étudiant en difficulté, notamment en cas de problèmes pédagogiques (conditions de travail, réorientation des reçus-collés…), ou encore sociaux par les réductions « Boursiers », en les aidant dans leurs démarches et en étant en lien avec les organismes d’aide sociale à l’étudiant comme le FSDIE Social et le CROUS ;
- Avoir un lien avec toute fédération (ou association) permettant une bonne représentation sur les plans régional et national des étudiants en PAES de l’université Paris Descartes.
Article 2 : Charte des Locaux
1- Les locaux mis à la disposition du C2P1 et de ses membres, par Convention avec l’UFR Biomédicale des Saints-Pères, La Faculté des Sciences Pharmaceutiques et Biologiques, et l’Université, sont la Salle T203, au 2e étage du Bâtiment Principal des Saints-Pères, et le local TP 15, au niveau -1 de la Faculté des Sciences Pharmaceutiques et Biologiques.
2- Les locaux et la jouissance du matériel qui y est installé sont réservés exclusivement aux membres du C2P1; le local est en outre ouvert à tous les membres du CA du C2P1.
Les locaux sont ouverts par l’obtention de la clef disponible au PC de Sécurité de l’UFR aux Saints-Pères et à l’accueil de la Faculté à l’Observatoire, le Président et le Secrétaire Général statuant sur les personnes autorisées en en délivrant la liste aux personnes compétentes.
3- Ces locaux, étant dans l’enceinte de la Faculté, sont strictement non fumeur. La consommation d’alcool y est interdite sans autorisation spéciale de l’administration; le niveau sonore se dégageant de ces locaux doit être acceptable.
Il y est aussi interdit le stockage de produits dangereux ou inflammable.
4- Le respect des lieux, du matériel, de l’affichage… mis à sa disposition est la règle d’or, et ce dans un principe d’autogestion des locaux étudiants par les étudiants.
5- Le C2P1 étant une association apolitique, asyndicale et aconfessionnelle, tout affichage à connotation politique, syndicale et confessionnel y est interdit.
6- Les horaires d’ouverture de ces locaux sont ceux des permanences, et ce dans la limite de ceux du site, (sauf autorisation spéciale).
a. Concernant l'UFR Biomédicale des Saints-Pères : du lundi au vendredi de 7h45 à 20h00 et le samedi de 7h45 à 18h. L'accès y est cependant autorisé à partir de 7h45 les samedi matins de concours blanc du tutorat.
b. Concernant la Faculté des Sciences Pharmaceutiques et Biologiques : du lundi au vendredi de 7h30 à 19h30, et le samedi sur autorisation spéciale.
7- La jouissance des locaux hors de l’utilisation quotidienne est soumis à l’autorisation de l’administration de l’UFR, autorisation demandée par le Bureau, suite à la demande de tout membre, et mentionnant la date, l’objet, les locaux concernés et l’objet de la manifestation.
Article 3 : Membres ET INVITES PERMANENTS
A- Membres adhérents
Les membres adhérents sont les étudiants régulièrement inscrits en PAES à l’université Paris Descartes, qui se sont acquittés de la cotisation « membre adhérent » du C2P1 qui s’élève à 10 €, et ce tant qu’ils restent étudiants en PAES à l’Université Paris Descartes ; ils ont ainsi accès à tous les services qu’offre le C2P1.
Les étudiants boursiers, ayant fourni un justificatif, bénéficient d’une réduction de 50% sur la plupart des prestations du C2P1.
Il sera remis chaque année aux membres adhérents une carte d’adhérent.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.
B- Membres actifs
C- Membres d’honneur
Les membres d’honneur sont dispensés de cotisation et ont l’accès gratuit à certains services, en particulier l’entrée aux soirées organisées par l’association pour les adhérents. Cette disposition concerne notamment les étudiants en PAES qui ont été élus au Conseil d’UFR de la Biomédicale sur les listes du C2P1.
D- Perte de la qualité de membre
La révocation ou l’exclusion doit être prononcée par le conseil d’administration à sa majorité absolue, seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion ou de révocation est engagée. La personne contre laquelle une procédure d'exclusion ou de révocation est engagée peut se faire assister par un membre de l'association de son choix.
Si la révocation ou l’exclusion est prononcée, une procédure d'appel est autorisée auprès du conseil d’administration par lettre recommandée et ce dans un délai de 10 jours à compter de la date de réception de la lettre notifiant l'exclusion ou la révocation.
E- Invités permanents
Les invités permanents ont pour objectif de conseiller et d’aider les membres du Conseil d’Administration dans l’ensemble de leurs actions.
Article 4 : Bureau
Tous les membres du Bureau doivent se charger de la coordination et de la bonne marche des missions décrites dans l’Article 1, s’acquittant directement des missions relatives à leur poste, et se répartissant les autres missions. Il leur est fortement recommandé de s’entourer de Membres Actifs de l’association pour les aider dans leurs différentes tâches.
Si nécessaire, des Chargés de Mission (CM) assistant plus spécifiquement les membres du bureau dans certaines missions peuvent être désignés par le Conseil d’Administration. Voici par exemple des missions pouvant être proposées à des CM Informatique ou Représentation étudiante :
Chargé de Mission Informatique
- Gérer et améliorer si nécessaire, en partenariat avec le VP Communication, le site Internet de l’association (http://www.c2p1.fr);
- Gérer l’adresse e-mail associée au site Internet de l’association (adminweb@c2p1.fr);
- Gérer et administrer le serveur de l’association.
Chargé de Mission Représentation Etudiante
- Aider à la gestion de la représentation étudiante, en partenariat avec le Président et le VP Général ;
- Veiller à ce que le C2P1 poursuive les missions établies au paragraphe C de ce même article ;
- S'occuper de la bonne mise en place des campagnes électorales, avec l'ensemble du Bureau ;
- Participer à l’élaboration de « réunions de formation à la représentation étudiante » destinées aux membres du CA du C2P1.
Article 5 : Transmission et archivage
A la fin de chaque session annuelle de l’association, le Bureau réunira dans une brochure (ou Book), dans un souci de transmission et d’archivage, les informations suivantes :
1- L’identité et la fonction de tous les membres du Bureau.
2- Le bilan financier avec le détail de l’ensemble des transactions.
3- Le compte-rendu des délibérations des réunions des Bureau, CA et AG.
4- Un état des lieux des locaux et des biens du C2P1.
5- La liste des partenariats du C2P1 avec contacts, gains et prestations à fournir.
6- La liste des engagements du C2P1 (contrats, conventions, chartes…).
7- Les transmissions écrites de l’ensemble des membres du Bureau, destinées à aider les futurs membres du Bureau de l’association. Celles-ci comprennent la description de toutes les missions du C2P1, et ceci par branche, accompagnée des objectifs, bilan financier, contacts importants et remarques intéressantes.
8- Une conclusion sur la session annuelle insistant sur la réussite ou non des missions et sur les projets à venir.
Il est rappelé dans le présent Règlement Intérieur l’interdiction de toute discussion politique, religieuse ou syndicale.
Le C2P1 déclare agir conformément aux lois de la République.
Fait à Paris, le 07 juillet 2011